هر یک از عوامل محیطی ذکرشده دارای دو ویژگی اساسی هستند:
درجه ثبات-تغییر­پذیری؛ منظور این است که هر یک از عوامل محیطی مؤثر بر سازمان در یک دوره زمانی مشخص تا چه اندازه می توانند تغییر پذیر یا با ثبات باشند.
درجه سادگی-­­پیچیدگی؛ از دیگر عوامل محیطی است و متأثر از تعداد و تنوع اجزاء آنهاست. به تعبیری روشن هر چه یک عامل محیطی دارای اجزای زیاد و متنوع باشد، پیچیده تر و هرچه تعداد تنوع اجزاء آن کمتر باشد، ساده تراست.
مجموع عوامل محیطی هر سازمانی از طریق دو ویژگی بالا شرایطی را ایجاد می­ کنند که از آن تحت عنوان عدم­قطعیت یا عدم­اطمینان نام برده می­ شود و منظور این است که تصمیم­ گیران مؤسسه، اطلاعاتی کافی در زمینه عوامل محیطی را نداشته و برای پیش ­بینی آن با دشواری مواجه هستند. سازمان­های مختلف در هر شرایطی دارای درجاتی از عدم قطعیت هستند و لذا هر سازمانی به عنوان یک سیستم، باید دارای زیرسیستم می­باشد، که آن را قادر نماید با پیچیدگی و تغییرپذیری عوامل محیطی مواجه شده و بتواند در شرایط عدم قطعیت فعالیت نموده و خود را با آن شرایط سازگار نماید. (الیاسی، ۱۳۸۰)

همان­طور که در شکل ۲-۲ مشاهده می شود، زیرسیستم­های سازمانی دارای پنج وظیفه اساسی می باشند: ارتباط با محیط^[۵]، تولید^[۶]، نگهداری^[۷]، سازگاری^[۸]، و مدیریت^[۹]. زیرسیستم ارتباط با محیط مسئولیت مبادلات با محیط را دارا می­باشند و مستقیماً با محیط خارجی در ارتباط بوده و کار می­ کند. زیرسیستم تولید به تولید خدمات و کالاهای سازمان می ­پردازد. زیرسیستم نگهداری مسئول کارکرد درست و نگهداری و تعمیرات لازم در سازمان می باشد. زیرسیتم سازگاری مسئول تغییرات سازمانی می­باشد. این زیرسیستم با زیر نظرگرفتن محیط، به بررسی و مطالعات مشکلات، فرصت­ها و پیشرفت­های تکنولوژیک می ­پردازد. در بین وظایف این سیستم، ایجاد ابتکارات و کمک به تغییرات سازمانی همراه با سازگاری جای دارد. زیرسیستم مدیریت، تشکیلاتی مستقل و جدا می­باشد که مسئولیت هدایت سایر زیرسیستم­های سازمان را بر عهده دارد. (دفت، ۱۹۸۹)
تولید، نگهداری
مدیریت
سازگاری
ارتباط با محیط
ارتباط با محیط
سازمان
صادره
وارده
مواد خام و سایرمنابع
کالاها و خدمات
زیرسیستم­ها
محیط
شکل ۲-۲- سازمان به عنوان سیستم باز و زیرسیستم­های آن
همان­طور که ذکرشده یکی از زیرسیستم­های سازمان­ها، زیرسیستم سازگاری است که مأموریت تغییر سازمان را به عهده دارد و دپارتمان­هایی مانند تحقیق و توسعه و تحقیق در بازار، مسئولیت تحقق این مأموریت را عهده­دار هستند.
از طرفی با تعریفی که از تحقیق و توسعه به­عمل آمد، مشخص است که قسمت عمده این فعالیت در چارچوب تحقیق و توسعه جای می­گیرد. لذا می توان نقش تحقیق و توسعه را به این صورت تعریف کرد: ” سازگار نمودن سازمان با عدم قطعیت ناشی از پیچیدگی و تغییرپذیری کلیه عوامل محیطی آن” .
مطالب فوق بیانگر الزام سازمان­ها به انجام فعالیت­های تحقیق و توسعه است و بدیهی است که هر چه میزان پیچیدگی و تغییرپذیری عومل محیطی یک سازمان زیاد باشد، میزان عدم قطعیت زیاد بوده و لذا نیاز به تحقیق و توسعه افزایش می یابد. شکل ۲-۳ این موضوع را نشان می دهد.
شکل ۲-۳- رابطه عدم قطعیت و نیاز به تحقیق و توسعه
در شکل ۲-۳ محور افقی بیانگر درجه عدم قطعیت و محور عمودی بیانگر درجه نیاز به تحقیق و توسعه است و همانگونه که مشاهده می­ شود، با افزایش میزان عدم قطعیت، نیاز به ایجاد واحد تحقیق و توسعه افزایش می یابد. (شبلی، ۱۳۷۵)

استراتژی و سیاست تحقیق و توسعه
یکی از عوامل موفقیت سازمان­ها در انجام فعالیت­های تحقیق و توسعه، اتخاذ استراتژی و سیاست صحیح بر اساس شناخت درست الزامات محیطی( میزان عدم قطعیت) و آمادگی( میزان شرایط لازم) برای ایجاد واحد تحقیق و توسعه می­باشد. شکل ۲-۴ چهار وضعیت مختلف را که یک سازمان در هر شرایطی، در یکی از آنها قرار می گیرد به صورت یک ماتریس نشان می دهد. (بوشهری، ۱۳۹۱)
۲-۱-۶-۱- سازمانهایی که در وضعیت A قرار می­گیرند (الزامات محیطی و آمادگی زیاد)؛ این سازمان­ها با توجه به اینکه در موقعیتی با عدم قطعیت زیاد قرار دارند، می بایست در زمینه تحقیق و توسعه از استراتژی تهاجمی پیروی کنند. استراتژی تهاجمی یعنی خلق محصولات و بازارهای جدید. پروژه­ های متناسب با این استراتژی دارای ویژگی ریسک و هزینه بالا، منفعت بالا و زمان اجرای آن غالباً طولانی است (بین ۲ تا ۷ سال). از طرفی با توجه به اینکه این سازمان­ها از آمادگی زیادی برخوردار هستند، توانایی اجرای پروژه ها را داشته و عمدتاً از ابزار، اطلاعات و نیروی انسانی موجود در شرکت برای اجرای پروژه­ ها، استفاده و از سیاست استفاده از امکانات داخلی پیروی می­ کنند.
شکل۲-۴- وضعیت مؤسسات بر اساس درجه الزامات محیطی و درجه آمادگی
۲-۱-۶-۲- سازمان­هایی که در وضعیت B قرار می گیرند (الزامات محیطی زیاد و آمادگی کم)؛ این سازمان­ها نیز با عدم قطعیت زیادی مواجه هستند و لذا می بایست از استراتژی تهاجمی، پیروی کنند و همانند سازمانهای گروه A، باید به خلق محصولات و بازارهای جدید بپردازند. اما از آنجا که آمادگی آنها در سطح پایینی است، امکان اجرای پروژه ها (که عمدتاً ریسکی و هزینه بر و زمان بر هستند) در داخل شرکت وجود ندارد و باید از امکانات بیرون از سازمان برای اجرای پروژه­ ها استفاده شود. لذا سیاست تحقیق و توسعه این قبیل سازمان­ها، سیاست استفاده از امکانات بیرون از مؤسسه است.
۲-۱-۶-۳- سازمان­هایی که در وضعیت Cقرار می­گیرند (الزامات محیطی کم و آمادگی زیاد)؛ با توجه به اینکه این سازمان­ها با عدم قطعیت کمّی روبرو هستند، می بایست در فعالیت­های تحقیق و توسعه، استراتژی دفاعی پیش گیرند. پروژه­ های متناسب با این استراتژی عمدتاً دارای ویژگی ریسک پایین، احتمال موفقیت فنی زیاد و دوام رقابتی کوتاه مدت هستند. از سویی دیگر با توجه با اینکه این­گونه سازمان­ها از آمادگی زیادی برخوردار هستند، از توان تخصصی و امکانات مناسبی برای اجرای پروژه برخوردار بوده، لذا سیاست متناسب با وضعیت آنها، سیاست استفاده از امکانات داخلی است.
۲-۱-۶-۴- سازمان­هایی که در وضعیت Dقرار دارند (الزامات محیطی و آمادگی کم)؛ این سازمان­ها هم با عدم قطعیت کمی مواجه هستند و هم از آمادگی کمی برخوردار هستند. یعنی استراتژی متناسب برای آنها استراتژی دفاعی است. اما چون امکانات آنها برای اجرای پروژه کم است، می­بایست از سیاست استفاده از امکانات بیرون از سازمان پیروی نمایند.

گردش عملیات واحدهای تحقیق و توسعه
از آنجا که فعالیت واحدهای تحقیق و توسعه غالباً جنبه نوآوری داشته و از هر گونه تکرار به دور است، می­بایست هر فعالیت در چارچوب پروژه ­هایی با زمان و هزینه مشخص، تعریف و اجرا شود. مسیر انتخاب، اجرا و بهره برداری از نتایج پروژه، نیازمند انجام عملیاتی است که در زیر توضیح داده می­ شود. (بیدالت، م. شاکری و دره شیری، ۱۳۹۲)

انتخاب پروژه
یکی از اساسی­ترین و مهم­ترین فعالیت­های واحدهای تحقیق و توسعه، انتخاب پروژه است که می­بایست مسیر زیر را طی نماید:
۲-۱-۷-۱-۱- دریافت پیشنهادات؛ اساسی­ترین منابع ارائه­کننده پیشنهادات، مدیریت مؤسسه، کارکنان مؤسسه و مشتریان و استفاده­کنندگان از کالاها و خدمات مؤسسه هستند. اخذ پیشنهادات مستلزم طراحی و بکارگیری سیستم­های مناسبی است که از جمله می­توان به سیستم پیشنهادات اشاره کرد.
۲-۱-۷-۱-۲- مقایسه پیشنهادات با استراتژی­ها و اهداف مؤسسه؛ بدون شک از میان پیشنهادات متعددی که به واحد تحقیق و توسعه می رسند، تعداد کمّی از آنها با استراتژی­ها، اهداف و سیاست­های مؤسسه مطابقت دارند که انتخاب آنها مستلزم آگاهی درست مدیران و کارشناسان واحد تحقیق و توسعه از استراتژی­ها، اهداف و سیاست­های مؤسسه است.
۲-۱-۷-۱-۳- تدوین پیشنهادات به صورت پروژه­ ها؛ پیشنهادات انتخاب شده هنوز خام بوده و امکان بررسی آنها از جنبه امکان­پذیری فنی و اقتصادی وجود ندارد. لذا می بابیست برای هر یک از پیشنهادات هزینه و زمان لازم، توسط کارشناسان مطلع، برآورد شود تا امکان انتخاب و تصمیم ­گیری فراهم گردد. (شبلی، ۱۳۷۵)
اینکه چه پروژه­ای مناسب است و باید اجرا شود، سئوال پیچیده ای است. نتایج یک پروژه خوب باید به طور مؤثر توسط واحد مربوطه قابل استفاده بوده و با اهداف شرکت سازگار و استفاده از منابع شرکت را بهینه کند. مؤثرترین را بکارگیری منابع تحقیق و توسعه، مرتب­کردن پروژه­ ها بر حسب اولویت است.